Ab dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen Pflicht. Dies bedeutet, dass Betriebe in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und diese entsprechend den GoBD-Vorgaben (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu verarbeiten. Bis Ende 2027 wird zudem die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend, was weitreichende Veränderungen in der Rechnungsstellung und -archivierung mit sich bringt.
Um den Mitgliedsbetrieben im Handwerk diese neuen Anforderungen näherzubringen, bietet die Handwerkskammer Halle am 12. Februar 2025 von 10 bis 12 Uhr ein kostenfreies Onlineseminar an. Dieses Seminar zielt darauf ab, einen Überblick über die wesentlichen Rahmenbedingungen zur E-Rechnungspflicht zu geben und notwendige Maßnahmen zu erläutern. Interessierte Betriebe sind aufgefordert, sich online zur Veranstaltung anzumelden, da der Informationsbedarf in diesem Bereich nach wie vor hoch ist, nachdem bereits 2024 erste Informationsveranstaltungen stattgefunden haben. HalleLife berichtet von diesen Entwicklungen.
Wichtige Fristen und Anforderungen
Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht müssen ab 2025 auch Rechnungen im PDF-Format, die per E-Mail versandt werden, nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt werden. Betriebe müssen sich deshalb auf diese notwendigen Umstellungen vorbereiten. Während die Hauptverpflichtung für den Empfang von E-Rechnungen bereits ab Januar 2025 geltend ist, wird die Ausstellung dieser Rechnungen für alle Unternehmen erst bis Ende 2027 schrittweise folgen. Diese Informationen vermittelt auch die HWK Halle.
Eingehende E-Rechnungen müssen elektronisch gespeichert und für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu sollten die Daten jederzeit auswertbar sein. Geeignete Speichermedien können beispielsweise Cloud-Lösungen sein. Die Anforderungen an die Archivierung der E-Rechnungen befinden sich auf dem gleichen Niveau wie bei herkömmlichen Papierrechnungen. Die Unversehrtheit, Lesbarkeit und Nachweis der Echtheit der Herkunft müssen gewährleistet sein.
Vorbereitung auf die E-Rechnung
Für eine gelungene Einführung der E-Rechnung empfiehlt es sich, bereits 2024 mit den Vorbereitungen zu beginnen. Zu den empfohlenen Schritten gehört, den Steuerberater zu kontaktieren, um die zukünftige Zusammenarbeit zu diskutieren, sowie IT-Dienstleister nach geeigneten Software-Lösungen zu befragen. Die Handwerkskammer rät zudem, eine spezielle E-Mail-Adresse für E-Rechnungen einzurichten und Geschäftspartner zu bitten, Rechnungen ausschließlich an diese Adresse zu senden. Rechnungen, die an andere Adressen gesendet werden, sollten nicht akzeptiert werden, um die Vollständigkeit bei Betriebsprüfungen sicherzustellen.
Die Vorteile der E-Rechnung sind vielfältig: Pflichtangaben sind automatisch enthalten, was den Prüfaufwand erheblich reduziert. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für E-Rechnungen beträgt lediglich 2 Minuten und 20 Sekunden, während Papier- oder PDF-Rechnungen durchschnittlich 27 Minuten benötigen. Handwerk.com hebt diese Effizienzvorteile hervor und beschreibt auch die Bedeutung einer angepassten Verfahrensdokumentation, um den Umgang mit den E-Rechnungen sicherzustellen.
Unternehmer, die ihre Geschäftsprozesse an diese neuen Anforderungen anpassen möchten, sollten sich frühzeitig informieren und vorbereiten, um rechtzeitig die notwendigen Schritte einleiten zu können.
